De Move.nl-bezichtigingsplanner bij Realworks: rust en overzicht in een druk bezichtigingsproces

De druk op het bezichtigingsproces is de afgelopen jaren flink toegenomen. Dat leidt tot volle agenda’s, veel handmatig planwerk en een stroom aan telefoontjes en e-mails. Binnen Realworks is daarom gewerkt aan een oplossing die dit proces overzichtelijker en efficiënter maakt, zonder het persoonlijke contact met de klant te verliezen.

Met de Move.nl-bezichtigingsplanner is het plannen van bezichtigingen een logisch, geïntegreerd onderdeel geworden van het CRM-proces. Product Owner Realworks CRM David van Heesch, verantwoordelijk voor de ontwikkeling en doorontwikkeling van het CRM vanuit de praktijk van makelaars, vertelt waarom deze ontwikkeling zo belangrijk was, hoe het product tot stand is gekomen en wat het makelaars in de dagelijkse praktijk oplevert.

Waarom is de bezichtigingsplanner ontwikkeld?

In een markt met veel belangstelling per woning liep de werkdruk bij makelaars en binnendienstmedewerkers steeds verder op. Het plannen en afstemmen van bezichtigingen nam daarbij een grote rol in binnen de dagelijkse werkzaamheden.

David legt uit:“De bezichtigingsplanner is ontwikkeld om een van de meest tijdrovende onderdelen van het makelaarsproces te vereenvoudigen: het plannen van bezichtigingen. In een markt met veel belangstelling per woning zorgde dit proces voor veel handmatig werk, telefoontjes en e-mails.”

Door dit proces te automatiseren binnen het CRM ontstaat er meer rust en overzicht. Tegelijkertijd kunnen woningzoekers sneller en eenvoudiger zelf een afspraak plannen.

Van praktijkvraag naar eerste versie

De ontwikkeling van de bezichtigingsplanner is gestart vanuit een duidelijke behoefte uit de praktijk. Vooral in stedelijke gebieden nam het aantal bezichtigingen per object sterk toe, wat direct merkbaar was in de dagelijkse werkdruk bij makelaarskantoren.

“Het plannen en coördineren van al deze afspraken kostte veel tijd en vergde veel handmatig werk. Hier zagen wij duidelijke kansen om dit proces slimmer en efficiënter in te richten,” aldus David.

Op basis van deze signalen is de eerste versie van de bezichtigingsplanner ontwikkeld, met als uitgangspunt: snel waarde leveren en daarna blijven verbeteren op basis van feedback.

Gefaseerd bouwen en blijven verbeteren

De bezichtigingsplanner is iteratief opgebouwd. Er is gestart met een basisversie waarin het plannen van bezichtigingen mogelijk werd, direct gekoppeld aan het CRM, de agenda en Move.nl.

“Vervolgens is en wordt het product stap voor stap uitgebreid op basis van feedback, zo is er verder gebouwd aan wachtlijsten, automatiseringen, meer flexibiliteit en extra instellingen,” vertelt David.

Hoe werkt de bezichtigingsplanner in de praktijk?

Voor de makelaar begint alles in het CRM. Daar worden bezichtigingsblokken aangemaakt en beheerd per object. Zodra het object beschikbaar is, ontvangen geïnteresseerden automatisch een e-mail en SMS via Move.nl  met een link om zelf een tijdslot te kiezen.

De woningzoeker kiest via deze link een beschikbaar moment. Na het inplannen wordt de afspraak automatisch vastgelegd in het CRM én in de agenda van de makelaar. Is er geen plek meer beschikbaar, dan kan de woningzoeker zich aanmelden voor de wachtlijst.

“Deze wachtlijst is zichtbaar binnen het CRM, zodat de makelaar altijd inzicht heeft in de geïnteresseerden,” licht David toe. Op korte termijn wordt dit verder geautomatiseerd, zodat kandidaten op de wachtlijst automatisch worden uitgenodigd zodra er plekken vrijkomen.

Wat levert dit makelaars op in de dagelijkse praktijk?

In de praktijk betekent werken met de bezichtigingsplanner vooral minder handmatig werk. Minder telefoontjes, minder ad-hoc planning en meer overzicht.

“Makelaars houden overzicht, besparen tijd en kunnen zich focussen op wat echt waarde toevoegt: klanten begeleiden en adviseren,” aldus David. Tegelijkertijd ervaren woningzoekers meer gemak en snelheid, wat de servicebeleving verbetert.

Hoe past de bezichtigingsplanner binnen Realworks?

De kracht van de bezichtigingsplanner zit in de volledige integratie binnen het Realworks-ecosysteem. Het sluit naadloos aan op CRM, Leads, agenda’s en Move.nl.

“Bezichtigingen zijn geen los proces meer, maar een logisch onderdeel van de gehele klantreis: van interesse tot afspraak en verdere opvolging,” zegt David.

Daardoor raakt informatie niet versnipperd en blijft het overzicht behouden, zowel voor makelaar als binnendienst.

Welke feedback is al verwerkt?

Sinds de eerste versies is veel feedback van makelaars verwerkt. Dit zie je terug in verbeteringen zoals datumfilters voor verlopen objecten, automatische e-mailnotificaties bij boekingen en annuleringen, extra taalopties en diverse UI-verbeteringen in de mobiele app. Ook is nu per object inzichtelijk hoeveel kandidaten er op de wachtlijst staan.

Ook zijn er uitbreidingen toegevoegd zoals widgets voor eigen websites en externe websites via de Realworks Wonen API, en meer flexibiliteit in het beheren van bezichtigingsobjecten.

Wat staat er op de planning?

De doorontwikkeling van de bezichtigingsplanner gaat onverminderd door. Op korte termijn staan onder andere automatische wachtlijstuitnodigingen, extra vragen aan kandidaten, notificaties bij overlappende afspraken.

Daarnaast wordt gewerkt aan meer instellingen per bezichtigingsobject, zodat makelaars het proces nog beter kunnen afstemmen op hun werkwijze.

Persoonlijk contact blijft centraal

Een veelgehoorde zorg is dat automatisering ten koste zou gaan van persoonlijk contact. Volgens David is het tegenovergestelde het geval.

“De bezichtigingsplanner vervangt geen persoonlijk contact, maar juist de administratieve rompslomp eromheen,” legt hij uit. “Door dit te automatiseren, ontstaat juist meer tijd en ruimte voor persoonlijk contact op de momenten die er écht toe doen: tijdens de bezichtiging, in het advies en in de verdere begeleiding van de klant.”

Tot slot

Met de bezichtigingsplanner biedt Realworks makelaars en binnendienstmedewerkers een praktische oplossing voor een herkenbaar probleem. Door het plannen van bezichtigingen slim te integreren in het bestaande Realworks-ecosysteem ontstaat rust, overzicht en tijdwinst, zonder in te leveren op service of persoonlijk contact. Precies daar waar het in de dagelijkse praktijk om draait.

De bezichtigingsplanner is daarbij direct te gebruiken binnen de bestaande Realworks-omgeving. De Move.nl-bezichtigingsplanner is standaard beschikbaar in Realworks Connect, zonder extra kosten. Er hoeft niets meer geactiveerd te worden in de Marketplace. Zodra je werkt met Realworks Connect, kun je de bezichtigingsplanner inzetten binnen je bestaande processen en profiteren van meer rust, overzicht en efficiëntie in het bezichtigingsproces.