Digitaal ondertekenen van de nieuwe koopovereenkomst bij Realworks: onderdeel van de Digitale transactie

De wereld van vastgoedtransacties verandert snel. Makelaars moeten niet alleen inspelen op nieuwe technologieën, maar ook voldoen aan strengere wet- en regelgeving. Binnen Realworks wordt daarom al langere tijd gewerkt aan een rechtsgeldige digitale koopovereenkomst, waarmee makelaars eenvoudiger en snel kunnen werken.

We nemen je mee in het verhaal achter digitaal ondertekenen: waarom het is ontwikkeld, wat erbij komt kijken en welke stappen nog volgen. De module digitaal ondertekenen is het resultaat van intensief teamwork en veel aandacht voor zowel juridische correctheid als gebruiksgemak.

Waarom is digitaal ondertekenen ontwikkeld binnen Realworks?

Digitaal ondertekenen is een essentieel onderdeel van de nieuwe koopovereenkomst en daarmee van de bredere digitale transactie die Realworks ondersteunt. Het doel is helder: makelaars volledig ontzorgen door alles binnen één flow en één systeem te laten verlopen. Omdat het bouwen van de nieuwe digitale koopovereenkomst complex is, is het proces in stappen opgeknipt. Digitaal ondertekenen vormt daarin een cruciaal onderdeel, waarbij makelaars overzicht houden en niet hoeven te schakelen tussen verschillende tools.

Hoe lang wordt hier al aan gewerkt?

De basis van de koopovereenkomst stond al vóórdat Product Owner Verkoop Carlijn hiermee aan de slag ging. In de afgelopen twee jaar is er onder andere gewerkt aan het publiceren van concepten en daarna aan het digitaal ondertekenen zelf. Daarbij is intensief samengewerkt met andere teams binnen Realworks, waaronder Move.nl, en met externe partijen voor identificatie en rechtsgeldig ondertekenen.

Digitaal ondertekenen raakt veel juridische aspecten. Hoe is dat aangepakt?

Om te zorgen dat alles juridisch en AVG-technisch correct verloopt, is er veel tijd gestoken in uitzoekwerk en samenwerking met juridische experts. Die kennis is vertaald naar duidelijke flows en keuzes in het product, zodat het ook voor makelaars zonder juridische achtergrond begrijpelijk blijft.

Carlijn legt het zo uit: “Mijn doel met de module digitaal ondertekenen was dat iedereen - zelfs mijn oma - het zou begrijpen. We willen het zo simpel en logisch maken dat iedere makelaar – ongeacht ervaring – precies weet wat er moet gebeuren.”

Daarbij is nauw samengewerkt met NVM Juridische Dienst. In meerdere sessies zijn teksten gecontroleerd, aangescherpt en officieel goedgekeurd, waarna de bijbehorende validaties in het systeem zijn ingebouwd.

Wat levert digitaal ondertekenen makelaars op?

Hoewel er geen exacte tijdsbesparing in cijfers is uitgedrukt, zit de winst vooral in overzicht en rust. Alles gebeurt binnen dezelfde flow en hetzelfde systeem. Dat betekent minder klikwerk, minder losse systemen om bij te houden en altijd inzicht in de status van het proces.

Daarnaast ondersteunt digitaal ondertekenen zorgvuldig versiebeheer. Zodra een overeenkomst is gepubliceerd, kan deze niet meer worden aangepast. Wijzigingen vereisen het intrekken van de overeenkomst en het publiceren van een nieuwe versie. Dit voorkomt fouten en onduidelijkheid.

Wat waren belangrijke inzichten uit de eerste pilots en beta-fase?

De eerste feedback kwam al snel binnen. Zo bleek dat te veel vrijheid, zoals het zelf instellen van vervaldata, juist voor verwarring zorgde. Die keuze is daarom vereenvoudigd en standaard op 30 dagen gezet.

Ook werd duidelijk dat identificatie aan de kant van de consument slimmer kan. Door deze stap eerder in het move.nl -proces te laten plaatsvinden, kunnen partijen straks sneller starten met ondertekenen zonder achteraf nog mensen achterna te hoeven zitten.

Welke uitbreidingen staan er op de planning?

De volgende grote stap is het uitbreiden van tekenbevoegdheden. Denk aan situaties met erfgenamen, gevolmachtigden, bewindvoerders of meerdere kopers en verkopers. Dat brengt nieuwe juridische en technische uitdagingen met zich mee, zoals meerdere move.nl -dossiers per object en complexe tekenlogica.

Het uiteindelijke doel is duidelijk: elke mogelijke verkoopsituatie moet digitaal te ondertekenen zijn, hoe complex ook.

Tot slot: wat maakt dit project bijzonder?

Digitaal ondertekenen is geen individuele prestatie. Het is het resultaat van intensieve samenwerking tussen Product Owner Verkoop Carlijn, zes developers, een scrummaster en andere interne teams zoals move.nl en connected én externe juridische partijen. Door stap voor stap te bouwen, te testen en te verbeteren, is een stevige basis gelegd voor de toekomst van de digitale koopovereenkomst.