Digitaal ondertekenen begint niet bij de handtekening

De koopovereenkomst digitaal ondertekenen lijkt een simpele laatste stap. Maar vóór die handtekening moet één ding zeker zijn: het dossier moet kloppen. Carlijn en Thalika vertellen hoe Realworks makelaars daarin ondersteunt.

Waarom een kloppend dossier zo belangrijk is

De koopovereenkomst is klaar. Tenminste, dat hoop je. Want op het moment dat koper en verkoper willen tekenen, wil je als makelaar niet meer twijfelen. Is dit echt de laatste versie? Heeft iedereen akkoord gegeven? En staan alle gegevens goed?

Denk aan zo’n vrijdagmiddag waarop de verkoper belt: kan die ene clausule nog worden aangepast? Ondertussen heeft de koper het concept al bekeken in Move.nl. Juist dan wil je weten: moet ik opnieuw publiceren, moet iedereen opnieuw akkoord geven en kan ik nog veilig door naar ondertekenen?

Precies daar zit de kracht van digitaal ondertekenen in Realworks. Je hoeft niet zelf te puzzelen of het dossier klaar is om te tekenen. Realworks laat het je zien.

“Voor de makelaar is het één knop,” zegt front-end developer Thalika Jansen van Vuuren. “Maar op de achtergrond gebeurt er heel veel.”

Niet zoeken, maar zien waar je staat

Veel makelaars kennen het: documenten gaan heen en weer, opmerkingen staan in losse mails en de ondertekening loopt soms via een aparte tool. Dat kan werken, maar het geeft niet altijd grip. Welke versie is nu de juiste? Wie heeft al akkoord gegeven? En waarom kan de ondertekening nog niet starten?

In Realworks begeleidt de makelaar de koopovereenkomst stap voor stap op een overzichtelijke manier. De makelaar stelt de overeenkomst op, deelt het concept via Move.nl en ziet wie akkoord heeft gegeven. Voor koper en verkoper blijft het duidelijk: zij bekijken en accorderen altijd de laatste conceptversie via Move.nl en ontvangen daarna de uitnodiging om te tekenen.

“Voor de makelaar komt alles samen in Realworks: het opstellen van de overeenkomst, het controleren, publiceren en uiteindelijk digitaal laten ondertekenen,” zegt Carlijn.

Dat maakt digitaal ondertekenen anders dan een losse tool naast het proces. Wie alleen naar de handtekening kijkt, vergelijkt snel op prijs. Maar de waarde zit juist in alles daaromheen: minder zoeken, minder schakelen en sneller weten welke versie is goedgekeurd, welke partij nog iets moet doen en waarom de ondertekening wel of niet kan starten.

Eerst zekerheid, dan pas ondertekenen

Voordat de makelaar de ondertekening kan starten, controleert Realworks of alles klaarstaat. Is er een Move.nl-dossier? Is de gebruiker geïdentificeerd en is het telefoonnummer geverifieerd? Ook moet zijn vastgelegd op welke manier de identificatie heeft plaatsgevonden.

“De makelaar hoeft niet te zoeken waarom iets nog niet kan,” zegt Thalika. “De checklist laat in één oogopslag zien wat er ontbreekt.”

Realworks zorgt ervoor dat koper en verkoper erop kunnen vertrouwen dat de versie die zij in Move.nl bekijken en goedkeuren, dezelfde versie is die zij later via Zynyo ondertekenen.

“Zo weet iedereen zeker dat het document na goedkeuring niet meer is aangepast,” legt Thalika uit.

Moet er toch iets veranderen, dan start het proces opnieuw. Iedereen bekijkt opnieuw dezelfde versie en geeft daarop akkoord. Voor de makelaar betekent dat vooral rust: je hoeft achteraf niet te reconstrueren welk document is verstuurd, wie akkoord gaf en welke versie uiteindelijk is getekend.

De puzzel achter de schermen

Voor Carlijn begon digitaal ondertekenen met één vraag die steeds groter werd: wat moet er allemaal kloppen voordat een makelaar veilig op die knop kan drukken?

Op papier leek het overzichtelijk. Een koopovereenkomst, een paar betrokken partijen en uiteindelijk een handtekening. Maar zodra Carlijn verder in de materie dook, kwamen er steeds meer lagen bij. Want wat als iemand niet voor zichzelf tekent, maar namens iemand anders? Wat als er sprake is van een volmacht? Of van erfgenamen? En welke tekst moet dan precies in de koopovereenkomst komen te staan?

“Het bleek veel meer dan een technische uitbreiding,” zegt Carlijn. “Onder de koopovereenkomst zitten veel juridische combinaties die goed vertaald moeten worden.”

Die situaties werkte ze stap voor stap uit met juridische experts en collega’s die Realworks ontwikkelen en gebruiksvriendelijk maken. Want wat juridisch goed geregeld moet zijn, wordt voor de makelaar vertaald naar een duidelijke vraag, waarschuwing of controle in Realworks.

Daar zat voor Carlijn de echte puzzel. De regels moesten kloppen, maar het proces moest ook begrijpelijk blijven.

“Ik wil dat mijn oma het begrijpt,” zegt Carlijn. “Ik hou van puzzels oplossen en ik hou van complexe dingen makkelijk maken.”

Zo werd juridisch uitzoekwerk uiteindelijk productwerk. De kunst zat niet in alle complexiteit zichtbaar maken, maar in bepalen wat de makelaar op welk moment nodig heeft.

Eén scherm, veel techniek

Waar Carlijn de juridische puzzel vertaalde naar keuzes voor de makelaar, moest Thalika ervoor zorgen dat die keuzes technisch veilig werken.

Als alle controles kloppen, start de makelaar de ondertekening vanuit Realworks. De koper of verkoper tekent via Zynyo. De voortgang komt terug in Realworks, zodat de makelaar ziet wie heeft getekend, wanneer dat is gebeurd en welk document daarbij hoort.

Voor Thalika zat de uitdaging vooral in de betrouwbaarheid van die terugkoppeling. Realworks, Move.nl en Zynyo moeten steeds dezelfde status laten zien. Als iemand akkoord geeft, ondertekent of als een actie nog niet veilig is, moet dat goed terugkomen in het scherm van de makelaar.

“De makelaar krijgt alles samengevat op één scherm,” zegt Thalika. “Maar voor ons zit daar veel werk achter om alle systemen met elkaar te verbinden.”

Makkelijker dan je denkt

Voor Carlijn en Thalika draait het uiteindelijk om hetzelfde doel: makelaars meer zekerheid geven zonder hun werk ingewikkelder te maken. Niet omdat de makelaar alles zelf uit losse stukjes bij elkaar hoeft te zoeken, maar omdat Realworks op het juiste moment laat zien wat klopt, wat ontbreekt en wat opnieuw moet.

Of zoals Carlijn het samenvat: “Het is makkelijker dan je denkt. En er komt nog veel meer aan.”

Digitaal ondertekenen begint niet bij de handtekening. Het begint bij de zekerheid dat het dossier klopt. En precies daar maakt Realworks het verschil. Benieuwd wat er aankomt? Bekijk de doorontwikkelpagina en blijf op de hoogte van de nieuwste updates rondom digitaal ondertekenen.

Doorontwikkelpagina